Praxisbeispiele Promovierendenerfassung

UniKoN sammelt Praxisbeispiele zur Promovierendenerfassung an deutschen Hochschulen zu folgenden Themenbereichen:

1.    Erfassung von Forschungsaufenthalten
2.    Erfassung von Promotionsabbrüchen
3.    Nacherhebungsstrategien
4.    Datenqualität
5.    Datenmigration
6.    Datenaustausch zwischen Systemen mittels Schnittstellen

Die Praxisbeispiele werden auf der UniKoN-Website veröffentlicht. Diese Sammlung von Praxisbeispielen dient allen Hochschulen als Orientierung bei der Planung und Umsetzung von Lösungen zur Promovierendenerfassung und bei der Gestaltung von Erhebungsstrategien.

Wir laden Sie herzlich ein, bei der Entstehung dieser Sammlung von Praxisbeispielen mitzuwirken und so anderen Hochschulen eine wertvolle Hilfestellung an die Hand zu geben.

Bitte teilen Sie uns Ihre Bereitschaft zur Mitarbeit an der Sammlung von Praxisbeispielen per E-Mail an unikon@uniwind.org oder telefonisch (+493641 9-401392) mit und benennen Sie mögliche Themen. Gerne nehmen wir bereits verschriftlichte Praxisbeispiele (Text, Stichworte, Präsentation, ...) aus Ihrer Hochschule entgegen. Sie können aber auch die Möglichkeit nutzen, Ihre Erfahrungen in einem Telefongespräch zu berichten. Wir werden Ihren Beispielen eine einheitliche Form geben und nach Rücksprache anonym oder unter dem Namen Ihrer Hochschule auf der UniKoN-Website veröffentlichen.

Als Orientierung können Sie zusätzlich diesen Leitfaden (PDF) nutzen. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Beispiele oder Beispiele zu anderen Themenbereichen als den oben genannten einreichen.

Die Sammlung von Praxisbeispielen dient allen Hochschulen als Orientierung bei der Einrichtung von Lösungen zur Promovierendenerfassung und bei der Gestaltung von Erhebungsstrategien.

Praxisbeispiel Erfassung, Verarbeitung und Prüfung von Promovierendendaten. Ein Austausch zwischen der Universität zu Köln, dem Landesamt für Statistik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) und UniKoN
Universität zu Köln (Stand: Februar 2020)
Die dritte Erhebung der Promovierendenstatistik rückt näher. Obgleich der Stand der Promovierendenerfassung an deutschen Hochschulen nach wie vor heterogen ist, wird die Verbesserung der Datenlage über den Wissenschaftlichen Nachwuchs immer greifbarer – im Zuge dessen etabliert sich die Promovierendenstatistik zunehmend in der deutschen Hochschullandschaft.

Praxisbeispiel Nacherfassung von Promovierendendaten an der Universität zu Köln. Ein Praxisbeispiel aus der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät
Universität zu Köln (Stand: November 2019)
Die Nacherfassung von Promovierendendaten stellt ein wichtiges Teilprojekt in einem deutlich größer gefassten Organisationsentwicklungsprojekt dar, das neben der flächendeckenden elektronischen Administration von Promotionsprozessen auch deren weitere Professionalisierung und Optimierung zur Zielsetzung hat.

Praxisbeispiel Kommunikation eines Organisationsentwicklungsprojektes – Die Implementierung einer Software zur Promovierendenerfassung und -verwaltung an der Universität zu Köln
Universität zu Köln (Stand: November 2019)

Die Universität Köln nutzt zur Erfassung des Promotionswesens die Software Docata, die unter dem Eigennamen Docfile genutzt wird.

Praxisbeispiel Datenschutz, Speicherung und Archivierung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfassung des Promotionswesens
Technische Universität Dresden (Stand: Februar 2018)

Die TU Dresden nutzt zur Erfassung des Promotionswesens die Software Docata, die unter dem Eigennamen Promovendus genutzt wird. Dieses Praxisbeispiel gibt einen ausführlichen Überlick über den Umgang mit Datenschutz und Archivierung im Rahmen der Erhebung von Promovierendendaten.

Praxisbeispiel Erfassung von Auslandsaufenthalten
Friedrich-Schiller-Universität Jena in Kooperation mit dem DAAD (Stand: Dezember 2017)
Die Forschungsaufenthalte Promovierender wurden im November 2017 erstmalig über eine Nacherhebung erfasst und werden fortan einmal jährlich über eine Statusaktualisierung abgefragt. Zusätzlich werden Forschungsaufenthalte im Ausland in den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens mit aufgenommen.

Praxisbeispiel Erhebung für die Hochschulstatistik ohne zentrales Promovierendenerfassungssystem
Julius-Maximilians-Universität Würzburg (Stand: November 2017)

An der Universität Würzburg existiert bislang keine zentrale Promovierendenverwaltung. Die Promovierenden werden von den zehn Fakultäten und der Graduate School betreut, wo auch deren Verwaltung stattfindet. Dabei sind die Fakultäten autonom, wie sie die Promotionsverfahren verwalten. Ziel der Erfassung ist es, die für die Hochschulstatistik benötigten Promovierendendaten so weit wie möglich aus vorhandenen Quellen zu erfassen und für die Hochschulstatistik aufzubereiten.

Praxisbeispiel Datenmigration und Nacherhebung
Friedrich-Schiller-Universität Jena (Stand: August 2017)

An der Friedrich-Schiller-Universität werden seit dem Wintersemester 2009/10 Promovierendendaten erhoben. Ende April 2017 wurde die Erfassungssoftware auf eine neue Version umgestellt, welche die HStatG-konforme Erfassung ermöglicht. Mit Blick auf den Datenbestand und die Anforderungen an die zukünftige Datenerfassung stellen sich eine Reihe von Fragen, wie zum Beispiel, ob eine Datenmigration für alle Bestandsdaten erfolgen, oder wie viel Aufwand für die (Nach)Erfassung betrieben werden sollte. Zum Thema Datenmigration und Nacherhebung stellt die Friedrich-Schiller-Universität Jena Ihre Praxis vor.

Weitere Literatur zur Praxis der Promovierendenerfassung

Handbuch zur Datenerhebung von temporären studienbezogenen Auslandsaufenthalten
Ergebnisse aus dem EU-Benchmarking-Projekt des DAAD zur Erfassung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten gemäß novelliertem Hochschulstatistikgesetz.
DAAD (Hrsg.), 2016

Promovierendenerfassung an der FSU Jena
Huskobla, G./Jakob, M./Neumann, J., 2014. In: Von Bülow, I. (Hrsg.): Nachwuchsförderung in der Wissenschaft. Best-Practice-Modelle zum Promotionsgeschehen – Strategien, Konzepte, Strukturen

Komplexe Software-Einführungsprozesse gestalten: Grundlagen und Methoden. Am Beispiel eines Campus-Management-Systems
Adelberger, C./Janneck, M., 2012

Innovationsfeld Promovierendenerfassung an deutschen Universitäten
Exemplarische Erfahrungsberichte aus „International promovieren in Deutschland“. Senger, U./Vollmer, C., 2011

 

Präsentationen der Werkstattgespräche

Seit 2015 veranstaltet die UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen in jährlicher Folge Werkstattgespräche. Viele Hochschulen haben sich mit Vorträgen über die Erfahrungen mit der Promovierendenerfassung an ihrer jeweiligen Hochschule beteiligt. Alle Präsentationen der Werkstattgespräche haben wir auf den unten verlinkten Seiten zum Download bereitgestellt