Nacherfassung von Promovierendendaten an der Universität zu Köln. Ein Praxisbeispiel aus der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät.

Nacherfassung von Promovierendendaten

Die Erhebung von Promovierendendaten und die Meldung der Promovierendenstatistik wird an der Universität zu Köln durch das Albertus Magnus Center for Early Career Researchers (AMC) koordiniert. Die Nacherfassung von Promovierendendaten stellt ein wichtiges Teilprojekt in einem deutlich größer gefassten Organisationsentwicklungsprojekt dar, das neben der flächendeckenden elektronischen Administration von Promotionsprozessen auch deren weitere Professionalisierung und Optimierung zur Zielsetzung hat.

Promotionsinteressierte sowie Promovierende nutzen Docfile, um über die Software die Annahme als Doktorand*in zu beantragen bzw. sich, bei einem bereits bestehenden Doktorandenverhältnis zu registrieren und alle für das Hochschulstatistikgesetz erforderlichen Daten zu hinterlegen. Im Zuge der sukzessiven Umstellung auf die elektronische Promotionsadministration finden sich somit zunächst unterschiedliche Statusgruppen im System hinterlegt: Promotionsinteressierte, die erstmalig mit Docfile in Kontakt kommen sowie Promovierende in allen Stadien ihres Qualifizierungsvorhabens, die ihre Annahme als Doktorand*in noch vor der Einführung von Docfile über Papieranträge beantragt haben. Für das Hochschulstatistikgesetz erforderliche Daten liegen bei dieser zweiten Gruppe nicht vollständig vor.

Um alle bereits in der Universität zu Köln hinterlegten Daten zu laufenden Promotionsvorhaben zusammenführen, koordinierte die Projektleitung im Jahr 2018 ein Team aus etwa 20 studentischen Mitarbeitenden, die in den Fakultäten vorliegende Informationen in das System übertrugen und fehlende Angaben bei den Promovierenden erfragten. Dies hat nicht nur zu einer ersten Bereinigung des Datenbestandes, sondern auch zur Füllung einiger Datenlücken beigetragen. Bereits angenommene Promovierende können, sobald sie mit Docfile in Berührung kommen, so auf bereits hinterlegte Daten zurückgreifen und bequem noch fehlende Daten ergänzen. Noch bestehende Datenlücken können so sukzessive in den kommenden Jahren aufgefüllt werden. Promotionsinteressierte, die ihre Promotion an der Universität zu Köln neu beginnen, registrieren sich automatisch in Docfile. Ohne die Angabe der erforderlichen Daten für das Hochschulstatistikgesetz ist ein Abschluss der Registrierung in Docfile nicht möglich. Eine sukzessive Bereinigung des Datenbestandes ist in den nächsten Jahren zu erwarten.

Im Rahmen der Implementierung von Docfile werden gemeinsam mit den Fakultäten und der Abteilung Organisationsentwicklung optimierte SOLL-Prozesse entwickelt, in die von Beginn an die Erfassung und Prüfung von Promovierendendaten für das Hochschulstatistikgesetz integriert werden.

Praxisbeispiel: Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät

Einrichtung von Checkpoints

Als besonders erfolgreiches Vorgehen bei der Nacherfassung von Promovierendendaten hat sich die Einrichtung von sogenannten „Checkpoints“ zur Datenprüfung erwiesen. Dieses Vorgehen wurde in der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät entwickelt und erfolgreich etabliert. Promovierende, die bereits an ihrem Promotionsvorhaben arbeiten, müssen zu bestimmten Zeitpunkten das Promotionsbüro aufsuchen. Sogenannte Checkpoints sind Neuanmeldungen, die die Annahme als Doktorand*in beantragen, das Einreichen der Dissertationsschrift sowie die Urkundenausgabe Verschiedene Statusangaben in der Software unterstützen die Nacherfassung nachhaltig.

Im Promotionsbüro der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät der Universität zu Köln bearbeiten zwei Mitarbeitende in Teilzeit die Promotionsangelegenheiten der Fakultät. Unterstützt werden sie dabei von einem studentischen Mitarbeitenden, der die Prüfung und Verifizierung der Daten anhand von Nachweisen vornimmt und in Docfile kennzeichnet.

In dem unten aufgeführten Prozessschritten wird folgendermaßen bei der Nacherfassung priorisiert:

Promotionsinteressierte bei der Neuanmeldung (Checkpoint)
Alle HStatG-Daten werden geprüft, etwaige Nachweise angefordert. Gezielte Rückfrage nach Kooperationen. Nach der Vervollständigung/Verifizierung der Daten wird in der Software Docfile ein Statuswechsel vollzogen. Die Dissertation wird nur bei vervollständigter Datenlage angenommen.

Promovierende, bei/vor Einreichen ihrer Dissertationsschrift (Checkpoint)
Alle HStatG-Daten werden geprüft, etwaige Nachweise angefordert. Gezielte Rückfrage nach Kooperationen. Nach der Vervollständigung/Verifizierung der Daten wird in der Software Docfile ein Statuswechsel vollzogen. Die Dissertation wird nur bei vervollständigter Datenlage angenommen.

Promovierende nach ihrer mündlichen Prüfung, jedoch vor Urkundenausgabe (Checkpoint)
Alle HStatG-Daten werden geprüft, etwaige Nachweise angefordert. Nach der Vervollständigung der Daten wird in der Software Docfile ein Statuswechsel vollzogen. Eine Urkundeausgabe erfolgt nur nach Vervollständigung aller relevanten Daten.

„Altfälle“, nach der Urkundenverleihung
Alle Personen, die bereits eine Urkunde erhalten haben, werden in Docfile mit den Daten ihrer mündlichen Prüfung bzw. Ausstellung der Urkunde hinterlegt. Die HStatG-Daten werden soweit möglich ergänzt und geprüft.

Die Mitarbeitenden erheben und prüfen alle Daten dezentral in der Fakultät. Dabei können sie auf in den vergangenen Jahren entwickelte Prüflisten zurückgreifen, die durch das Projektteam in Docfile hinterlegt wurden. Verschiedene Dokumentenvorlagen zeigen dabei sowohl Datenlücken bei einzelnen Promovierendendatensätzen sowie der Gesamtzahl von Promovierenden der Fakultät an.

Kontakt/Autorin

Dr. Julia Hodapp
Universität zu Köln
Albertus Magnus Center for Early Career Researchers (AMC)

Referentin für Wissenschaftlichen Nachwuchs
Schwerpunkt: Promovierende, Datenmanagement Wissenschaftlicher Nachwuchs

Projektleitung: Implementierung der Promovierendenerfassung- und -verwaltung „Docfile“

Albertus-Magnus-Platz, D-50923 Köln
Tel.:        +49 (0) 221 470 8637
E-Mail:   j.hodapp@uni-koeln.de
Web:      www.amc.uni-koeln.de
 

Unter Mitarbeit von:
Prof. Dr. Karin Schnetz
Beauftragte der Math.-Nat. Fakultät in Promotionsangelegenheiten

Institut für Genetik
Universität zu Köln
Zülpicher Str. 47a
50674 Köln
Tel.:        +49 (0) 221 470 3815
E-Mail:   schnetz@uni-koeln.de

UNIVERSITÄT ZU KÖLN.
GUTE IDEEN. SEIT 1388.

Weitere Informationen zur Promovierendenerfassung an der Universität zu Köln:

Link zum Portal von Docfile
Link zum Albertus Magnus Center

Werkstattbericht der Universität zu Köln.  Viertes UniKoN-Werkstattgespräch, Frankfurt am Main (2018).

Praxisbeispiele der Universität zu Köln: Kommunikation eines Organisationsentwicklungsprojektes – Die Implementierung einer Software zur Promovierendenerfassung und -verwaltung an der Universität zu Köln

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