Nutzung der Promovierendendaten für hochschuleigene Zwecke- Erfahrungen aus 3 Hochschulen

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Wir nutzen die Daten für die Qualitätssicherung und Berichtspflichten.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg):  Wir nutzen die Daten für die Qualitätssicherung und Berichtspflichten, u.a. Gleichstellungsberichte, Prüfungsstatistik, jährlicher Bericht der Hochschule im Bereich Nachwuchsförderung (wie viele haben abgeschlossen, Geschlechterverteilung). Weiterhin nutzen wir die Daten z.B. bei Anfragen von anderen Institutionen zum Beispiel zur Anzahl der Promovierenden.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Wir nutzen die Promovierendendaten vor allem, um die jährliche Statistikmeldung liefern zu können. Außerdem wird die interne Verwaltung der Promovierendendaten in den Fachbereichen über unsere zentrale Datenbank erleichtert. Zudem werden die Promovierendendaten von der Graduiertenakademie GRADE (Goethe Research Academy for early career researchers) und für das Berichtswesen genutzt.

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Docata wird seit 2015 genutzt. Ist dabei aber nicht nur ein Erfassungssystem, sondern wird auch darüber hinaus genutzt. Die Datenerfassung erfolgt zentral in der Graduiertenakademie für die Promovierendendaten für alle drei Fakultäten. Bisher jedoch nicht für die Promovierten, die als Postdocs tätig sind. Hier liegt die Verantwortung in der Personalabteilung.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg): Seit 2017 werden Daten genutzt (nach der Einführung der Promovierendenstatistik). Die drei Fakultäten der Hochschule sind für das Promotionswesen zuständig und tragen die Promovierendendaten in die zentrale Promotionsdatenbank ein. Die Graduate School führt diese Daten zusammen, erstellt Statistiken und ist für die Weitergabe zuständig.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Wir haben die Einführung von HISinOne-DOC Anfang 2020 begonnen und haben das Modul Mitte 2021 produktiv gesetzt. Für die Einführung ist das Akademische Controlling in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung Quantitative Instrumente, Kennzahlen, Kapazität und Statistik, sowie dem Hochschulrechenzentrum verantwortlich. Die Sachbearbeitungen in den Fachbereichen verwalten dabei selbst ihre eigenen Promovierendendaten.

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Wir haben in der GA kein Fachpersonal mit Programmierkenntnissen. Das erschwert z.T. die schnelle Umsetzung für weitere digitalisierte Anwendungen.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg): Herausforderungen sind die Datenqualität und -aktualität. Uns beschäftigt die Frage, wie man nachhaltig mit Daten umgeht.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Die Herausforderung ist die Größe der Goethe-Universität mit über 7000 Promovierenden und diese Datenmenge tagesaktuell gepflegt zu halten. Auch haben bis zur Einführung von HISinOne-DOC die Fachbereiche jeweils völlig unterschiedliche Datenbanken und Abläufe zur Verwaltung ihrer Promovierenden genutzt, dies zusammenzuführen war und ist eine Herausforderung auf organisatorischer Ebene. 

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Die Datenerhebung läuft zentral über die GA und wird aktuell von Fakultäten und anderen Einrichtungen für unterschiedliche Anfragen erstellt. , Hierzu gehören z.B. statistische Anfragen der Fakultäten zu Anzahl Dissertationen, internationalen Studierenden… Anfragen erfolgen prinzipiell eher ad hoc, es gibt aber auch regelmäßige Befragungen der Promovierenden, z.B. alle zwei Jahre durch das Promovierendenkonvent. Auch für den Jahresbericht der Universität, z.B. von der Gleichstellungsbeauftragten werden Daten der Graduiertenakademie verwendet.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg): Seit Anfang 2022 nutzen wir die digitale Promovierendenakte „Docata“. Mit dieser können die Daten der Promovierenden durch die Graduate School dann anonym ausgelesen und mit Programmen wie R oder SPSS ausgewertet werden.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Für das Berichtswesen der Goethe-Universität Frankfurt werden die Promovierendenzahlen aus HISinOne-DOC jährlich ausgewertet und in Bezug auf die jeweiligen Kennzahlen und Kerndaten mit den Vorjahren verglichen.

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Ja, z.B. bei den Gleichstellungsberichten. Hier werden vorhandene Daten genutzt, um bestimmten Förderbedarf zu erheben.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg): Die Daten werden zu Fragen wie Promotionsdauer und Anzahl der Promotionsabschlüsse ausgewertet, um die Qualität der Promotion abzubilden. Für die Graduate School werden Daten zu Anzahl der Personen, die eine Promotion begonnen haben, genutzt um Veranstaltungen zu planen. Das Ministerium nutzt auch Daten des Statistischen Landesamtes. Dabei werden Daten für alle sechs Pädagogischen Hochschulen in Baden-Württemberg zusammengefasst.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Durch die Einführung einer zentralen Datenbank ist es möglich, auf Hochschulebene Qualitätssicherung zu betreiben. Dabei ist es von Vorteil, dass die verschiedenen HISinOne-Module für die Studierendenverwaltung und die Prüfungsverwaltung mit der Promovierendenverwaltung ineinandergreifen und so Personendaten nicht immer wieder neu erfasst werden müssen. Durch die künftige Selbstregistrierung von Promovierenden können auch Eingabefehler vermieden werden. Durch zentrale und einheitliche Prozesse der Promovierendenverwaltung (wie das jährliche Bestätigen der Promovierenden ihrer Daten im System) soll sichergestellt werden, dass nur die aktiven Promovierenden im System vorgehalten werden. Durch das zentrale Promovierendenmanagementsystem ist es auch möglich strategische Fragen auf Universitätsebene zu adressieren, abhängig davon, welche Leitlinien und Ziele die Hochschule verfolgt und wie der wissenschaftliche Nachwuchs gefördert werden soll.

Anette Fomin (Universität Hohenheim): Durch Corona wurde viel digitalisiert, dies soll beibehalten und ausgebaut werden.

Regina Bedersdorfer (PH Heidelberg): Die längsschnittliche Betrachtung der Promovierenden sollte ausgebaut werden, z.B. im Bereich der externen Promovierenden zu Fragen wie der finanziellen Situation und wie man sie besser an die Hochschule anbinden kann. Zudem haben wir die Idee, eine jährliche Umfrage unter Promovierenden zu etablieren.

Stephanie Dinkelaker (Goethe-Universität Frankfurt): Die Einführung einer zentralen Datenbank für die Promovierendendaten, die jederzeit für die berechtigten Personen einsehbar und auswertbar ist, ist ein großer Erfolg an sich. Auch mussten rechtliche Dinge geprüft und umgesetzt werden, wie Datenschutz und Rahmenpromotionsordnung. Wir planen aktuell die Produktivsetzung der Selbstregistrierung für Promovierende und die jährliche Bestätigung der Daten durch die Promovierenden mit einer Aufforderung per Email.