FAQ – Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Informationen und Links zu bestimmten Themen, Merkmalen und Schlüsselverzeichnissen für die Erfassung von Promovierendendaten. Wenn nicht ausdrücklich anders erwähnt, sind alle Informationen in enger Rücksprache mit dem Statistischen Bundesamt zusammengestellt. Diese FAQ-Sammlung wird laufend aktualisiert und ergänzt.
Basierend auf den gewonnenen Erfahrungen zur Erfassung von Promovierenden an den Hochschulen lassen sich folgende Kernpunkte identifizieren, welche zu einer gelingenden Erfassung und möglichst hoher Vollständigkeit und Qualität der Promovierendendaten beitragen.
1. Die Nutzung einer einrichtungsweit einheitlichen Promotionsordnung oder einer Rahmenpromotionsordnung
Durch eine einheitliche Grundlage wird am besten gewährleistet, dass vergleichbare Daten nach gleichen Standards erhoben werden und vorliegen und in die Promovierendenerfassung eingehen können.
2. Eine verpflichtende Anmeldung der Promovierenden zu Beginn der Promotion mit der Annahme an einer Fakultät
Dies kann, muss aber nicht notwendigerweise mit einer Immatrikulation einhergehen. Eine verpflichtende Anmeldung ermöglicht eine frühzeitige Erfassung der Promovierenden und damit eine jeweils aktuelle Datenlage.
3. Eine verpflichtende regelmäßige (z. B. jährliche) Rückmeldung und Statusaktualisierung durch die Promovierenden in den Erfassungssystemen
Die Mitarbeit der Promovierenden an einer regelmäßigen Aktualisierung lässt sich dadurch unterstützen, wenn etwa einrichtungsweite Angebote der Hochschule für Promovierende wie der Zugang zu Fortbildungen, Finanzierungsprogrammen und anderen Services nur im Falle einer erfolgten Rückmeldung durch die Promovierenden in Anspruch genommen werden können.
4. Die Schaffung und Nutzung von Schnittstellen zum Datenabgleich mit bestehenden einrichtungsinternen Datenbanken, wie etwa Studierenden- oder Personaldatenbanken und Plausibilisierung des Datenbestands
Ein Datenaustausch zwischen bestehenden Datenmanagementsystemen der Hochschule vermeidet redundante Informationserhebungen und verbessert die Vollständigkeit und Qualität der Daten.
Die amtliche Statistik führt Plausibilisierungsprüfungen durch, und zwar auf Einzeldatensatzebene, ferner als Vergleich mit Vorperiodendaten sowie als Quervergleich mit der Studierenden- und Prüfungsstatistik. Wenn Hochschulen dies im eigenen Verwaltungssystem ebenso halten, wirkt es sich positiv auf die Datenqualität aus und kann gleichzeitig als gemeinsame Gesprächsgrundlage im Austausch mit den Ämtern dienen.
Alle bekannten Promovierenden sollen in die Meldung an die Landesämter eingeschlossen werden. An Einrichtungen, die eine Immatrikulationspflicht für Promovierende eingeführt haben, sind alle Promovierenden zu melden, die der Einrichtung bekannt sind. Dies betrifft auch diejenigen Fälle, von denen bekannt ist, dass sie der Pflicht zur Immatrikulation bislang noch nicht nachgekommen sind.
Jede Person, die in der letztjährigen Meldung eingeschlossen war, muss in der kommenden Meldung erneut gemeldet werden, entweder als Fortsetzung, Abschluss oder Abbruch. Der Definitionenkatalog ist um diesen Hinweis ergänzt worden.
Es gibt eine aktuelle Schärfung der Definition der zu meldenden Promovierenden, die insbesondere für die Meldung derjenigen Promovierenden relevant ist, die seit der letzten Meldung abgebrochen oder erfolgreich beendet haben. Die neue Definition ist hier nachzulesen und wird in der nächsten Version des Definitionenkatalogs aufgenommen.
„Grundsätzlich ist jährlich zum Stichtag 1. Dezember der Bestand an Promovierenden zu melden, der zu diesem Stichtag an der jeweiligen Hochschule der Promotion vorhanden ist.
Zu diesem Lieferzeitpunkt sind außerdem alle Promovierenden, die seit der letzten Meldung ihre Promotion abgebrochen oder erfolgreich beendet haben, einschließlich aller zum Abschluss/ Abbruch vorliegenden Erhebungsmerkmale zum Stichtag 1. Dezember zu melden. In jedem Fall gilt, dass die Ausprägungen der Erhebungsmerkmale immer nach dem letzten der meldenden Hochschule bekannten Stand zu melden sind. Jede Person, die in der letztjährigen Meldung eingeschlossen war, muss in der kommenden Meldung erneut gemeldet werden, entweder als Fortsetzung, Abschluss oder Abbruch."
Die Angaben zu Art, Ort und Datum der Hochschulzugangsberechtigung (HZB) beziehen sich auf den höchsten allgemeinen Schulabschluss, welcher den Zugang zum deutschen Hochschulsystem erlaubt. Bei im Ausland erworbener HZB sind, sofern die HZB nicht an einer deutschen Schule im Ausland erworben wurde, nur drei HZB-Arten zu unterscheiden (Schlüssel 39: Erwerb einer allgemeinen Hochschulreife im Ausland, Schlüssel 59: Erwerb der fachgebundenen Hochschulreife im Ausland, Schlüssel 79: Erwerb der Fachhochschulreife im Ausland). Hierfür ist jeweils entsprechend Ort und Datum des HZB-Erwerbs im Ausland anzugeben. Können die Angaben zum Datum einer im Ausland erworbenen HZB nicht verlässlich beschafft bzw. festgestellt werden, ist ersatzweise das Datum des letzten bzw. des für die Promotion berechtigenden Studienabschlusses im Ausland zu verwenden. Dies gilt nur für Promovierende, die ihre HZB im Ausland und zusätzlich ihren ersten Studienabschluss im Ausland erworben haben und welche nicht eine HZB für Deutschland an einem Studienkolleg in Deutschland nachholen mussten. Als Art der HZB ist dann die Signatur „39“ (sonstiger Erwerb der HZB im Ausland/allgemeine Hochschulreife) anzugeben. Ort der HZB ist dann entsprechend der Staat, in welchem der letzte bzw. promotionsberechtigende Studienabschluss erworben wurde.
Zu melden ist die an der Fakultät als zur Promotion berechtigend anerkannte Prüfung. Bei mehreren anerkannten Prüfungen ist der erste vorliegende Abschluss zu melden.
Die Merkmale „Hochschule der Promotion“ sowie „Hochschule des promotionsberechtigenden Abschlusses“ basieren auf einem einheitlichen Schlüsselverzeichnis, das nach Hochschulstandorten gegliedert ist. Für die zu wählenden Merkmalsausprägungen gilt:
Als „Hochschule der Promotion“ ist immer der meldende Standort der Hochschule der Promotion zu verschlüsseln.
Auch die „Hochschule des promotionsberechtigenden Abschlusses“ soll standortscharf gemeldet werden. Sofern die Informationen auf den von Promovierenden vorgelegten Unterlagen nicht ausreichen, um bei Hochschulen mit mehreren Standorten eine standortscharfe Verschlüsselung vorzunehmen, und ergibt sich durch Nachfrage bei den Promovierenden keine Klärung, ist der Hauptstandort der betreffenden Hochschule anzugeben. In den wenigen Fällen, in denen im Schlüsselverzeichnis keine eindeutige Bezeichnung des Hauptstandortes existiert (etwa bei Hochschulen mit Doppelnamen), ist, sofern der konkrete Hochschulstandort für den promotionsberechtigenden Abschluss nicht angegeben ist, der im Schlüsselverzeichnis erstgenannte der Standorte dieser Hochschule für die Meldung zu verwenden.
Das Merkmal „Hochschule der Ersteinschreibung“ nutzt ein anderes Schlüsselverzeichnis als das Merkmal „Hochschule des promotionsrelevanten Abschlusses“. Zweiteres ist nicht historisiert, das heißt Hochschulen, die nicht mehr existieren, werden dort nicht gelistet. Sollte die Hochschule des promotionsrelevanten Abschlusses nicht mehr existent sein, ist insofern mit „9000“ = „sonstige deutsche Hochschule“ zu signieren.
Die Erfassung der Staatsangehörigkeit der Promovierenden ist nach dem in den Hochschulstatistiken einheitlich verwendeten Schlüsselverzeichnis der Staatsangehörigkeiten vorzunehmen. Eine Zuordnung der Promovierenden zu in diesem Schlüsselverzeichnis mit enthaltenen Gebieten ist nicht erforderlich.
Eine englische Übersetzung für die Staats- und Gebietssystematik inkl. Staatsangehörigkeiten ist hier erhältlich. Diese Übersetzung ist ein Service von UniKoN und keine amtliche Veröffentlichung. Für eventuelle Fehler kann keine Haftung übernommen werden.
Eine englischsprachige Version des Definitionenkatalogs ist über die Seite des Statistischen Bundesamts verfügbar, und zwar im Erhebungsportal (Anmeldung nicht nötig) unter Statistik den Punkt „Promovierende“ auswählen. Dort finden sich die entsprechenden Informationen unter „Bundeseinheitliches Schlüsselverzeichnis und Definitionen“.
Eine englische Übersetzung der Studien-/Promotionsfächer ist über die Seiten des Statistischen Bundesamtes verfügbar, und zwar im Erhebungsportal (Anmeldung nicht nötig) unter Statistik den Punkt „Promovierende“ auswählen. Dort finden sich die entsprechenden Informationen unter „Bundeseinheitliches Schlüsselverzeichnis und Definitionen“.
Der Kreisschlüssel ist im Schlüsselverzeichnis durch eine fünfstellige Signatur dargestellt, wovon die ersten beiden Stellen der Länderschlüssel sind. Für die Meldung sind die letzten drei Ziffern zu verwenden.
Es wird empfohlen, in den Erhebungssystemen deutlich zu machen, dass die Angabe den aktuellen Geschlechtseintrag im entsprechenden Personenstands- bzw. Geburtenregister abfragt. So ist die Ausprägung „divers“ oder „ohne Angabe“ nur dann zu wählen, falls der aktuelle Geschlechtseintrag im Geburtenregister gemäß § 22 Abs. 3 Personenstandsgesetz „divers“ bzw. ohne Angabe ist.
Für die elektronischen Erfassungssysteme zur Selbstauskunft des Geschlechts wird vorgeschlagen, folgende Informationen bereitzustellen:
Bitte geben Sie Ihre persönlichen Daten so an, wie sie in Ihrem Reisepass eingetragen sind. Bitte wählen Sie als Geschlecht „divers“ oder „ohne Angabe“ nur dann aus, wenn diese Angabe für Sie im Personenstandsregister oder Melderegister offiziell so eingetragen ist.
Zur Umrechnung ausländischer Noten wird die Verwendung der modifizierten bayerischen Formel empfohlen. Diese nutzt die Angaben der umzurechnenden Note sowie den zugehörigen Wertebereich des ausländischen Notensystems. Der Wertebereich wird durch die Eckwerte der besten und der schlechtesten (noch als bestanden gewerteten) erreichbaren Noten im ausländischen Notensystem gebildet. Für die Eckwerte gibt es Ländertabellen. Einen guten online nutzbaren Rechner zur Umwandlung stellt die Humboldt-Universität auf Ihrer Webseite zur Verfügung.
Beschäftigungsverhältnisse sind unabhängig vom Beschäftigungsumfang zu erfassen, wenn sie zum Stichtag mit der eigenen Hochschule oder dem Universitätsklinikum bestehen. Dabei ist nicht relevant, inwieweit die Beschäftigung in direktem Zusammenhang mit der Promotion steht oder nicht. Beschäftigungsverhältnisse mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen sind nicht zu erfassen.
Zu den Informationen, die über die Berichtspflichten hinaus für die Hochschulen im Rahmen der Promovierendenerfassung von Interesse sind, gehören etwa Auslandsaufenthalte. Diese werden häufig als Selbstangaben der Promovierenden erfasst. Es wird empfohlen, sie nach bestem Wissen in der Promovierendenerfassung aufzunehmen. Oftmals erfordert das Absprachen mit Prüfungsämtern, International Offices etc. Nachweise über die Auslandsaufenthalte müssen nicht vorgehalten werden.
