Praxisbeispiel Kommunikation eines Organisationsentwicklungsprojektes – Die Implementierung einer Software zur Promovierendenerfassung und -verwaltung an der Universität zu Köln

Das Projekt „Docfile“

Die Universität zu Köln nutzt die Einführung einer Promovierendenerfassungs- und -verwaltungssoftware zur Organisationsentwicklung ihrer Promotionsprozesse. Die Erhebung der Promovierendenstatistik stellt dabei ein Teilprojekt der Implementierung einer universitätsweiten Promovierendenerfassung dar. Vertreter*innen aus dem Rektorat, den Fakultäten, der Zentralen Verwaltung sowie internen und externen Einrichtungen wirken dabei zusammen, um Promotion an der Universität zu Köln neu zu denken und zu digitalisieren. Im Fokus steht hierbei das zentrale Bestreben die individuelle Promotionskultur der einzelnen Fakultäten zu erhalten, zugleich aber gemeinsame Leitlinien zu finden.

Als geeignete Softwarelösung wurde in einem gemeinsamen Beschaffungsprozess mit Vertreter*innen der Fakultäten die Erfassungssoftware Docata ausgewählt, die an der Universität zu Köln unter dem Eigennamen „Docfile“ verwendet wird.

Projektteam

Das Projektteam besteht im Kern aus insgesamt fünf Mitarbeitenden: Eine Projektleitung, eine Referentin sowie drei in Teilzeit Mitarbeitende. 2018 verstärkte zudem eine Assistenz das Projektteam. Im Jahr 2018 koordinierte die Projektleitung zusätzlich ein Team aus etwa 20 studentischen Mitarbeitenden. Diese übernahmen die aufwändige Arbeit der Nacherfassung von bereits an der Universität angenommenen Promovierenden bzw. deren laufenden Promotionen. Der Abschluss des Teilprojektes „Nacherfassung“ erfolgte Ende 2018. Heute sind alle in den Promotionsbüros vorliegenden Informationen in Form von Papierakten und sonstiger elektronischer Speicherung in Docfile übertragen worden.

Kommunikation

„Unser Projekt verändert die Prozesse an unserer gesamten Hochschule!“

Selten ist ein Projekt von der Hochschullandschaft so sehr unterschätzt worden wie die Einführung einer universitätsweiten Promovierendenerfassung und die Erhebung von Promovierendendaten. Eine zentrale Herausforderung ist hierbei, das Erreichen des Projektziels unter der Wahrung der Eigenständigkeit der Fakultäten und ihrer individuellen Promotionskultur sicherzustellen. Das Promotionsrecht liegt in den Fakultäten verankert. Ihre Promotionskultur und individuelle Qualitätssicherungsmaßnahmen von Promotionen zu bewahren, hat an der Universität zu Köln oberste Priorität.

Die hohe Komplexität des Implementierungsprojektes, das zusätzlich zur Erhaltung der individuellen Promotionsidentität und der statistischen Datenerhebung, u. a. noch den Abschluss einer Dienstvereinbarung mit vier Personalräten (Uzk, UKK), die Abklärung (datenschutz-)rechtlicher und personalrechtlicher Fragestellungen, IT-Schnittstellenmanagement, Prozessmanagement, Bedarfserhebungen und Organisationsentwicklung in fünf Fakultäten, Qualitätssicherungsmaßnahmen, Definition von Kennzahlen und des Berichtswesens, ggf. die Durchführung von Bieterpräsentationen und den Beschaffungsprozess, Durchführung von Nutzerschulungen sowie den Aufbau von tragfähigen Kommunikationsstrukturen mit sich bringt, erfordert neben Organisationsfähigkeit auch gutes Organisationswissen, umfassende Kenntnisse von Promotionen und – aufgrund der Vielzahl an Stakeholdern – umfassende Kooperations- und Kommunikationsfähigkeiten – und eine sehr hohe Frustrationstoleranz.

Vor diesem Hintergrund war eine Kommunikationsstrategie für das Gelingen des Projektes „Einführung einer Promovierendenerfassung und -verwaltung“ von zentraler Bedeutung. Zur Etablierung und Verankerung von Docfile an der Universität zu Köln hatte die gemeinsame Entwicklung von Prozessveränderungen mit und durch alle Beteiligten mit Hilfe transparenter Kommunikation von Seiten der Projektleitung oberste Priorität.

 

Wer muss über das Projekt informiert und einbezogen werden?

Die folgende Auflistung soll einen Eindruck über die Vielzahl der Beteiligten - neben dem Projektteam -veranschaulichen, die gemeinsam durch ihre Akzeptanz und Unterstützung zum Gelingen der Einführung von Docfile beitragen:

• Rektorat, Kanzler sowie Dekan*innen
• Dezernent*innen, Koordinatorin Zukunftskonzept, Geschäftsführer*innen der Fakultäten sowie Promotionsbüros und weitere Mitarbeitende der Fakultäten, Gremien in der Hochschulverwaltung und den Fakultäten
• Rechenzentrum, Personalräte für wissenschaftliches Personal sowie für Personal in Technik und Verwaltung (jeweils an der Universität zu Köln und dem Uniklinikum Köln), Personalabteilung, International Office, Justitiariat, Datenschutzbeauftragte, Strategisches Controlling, Personalcontrolling, Berichtswesen, Einkauf, Forschungsmanagement etc.
• Professor*innen, Promovierende, wissenschaftliche Beschäftigte, Promovierendenvertreter*innen etc.

 

Kommunikative Herausforderungen

Eine zentrale Aufgabe der Projektleitung ist die Bündelung und Sicherstellung der Weitergabe von Informationen in den Fakultäten und der zentralen Hochschulverwaltung. Die transparente Kommunikation des aktuellen Projektgeschehens dient neben der Entscheidungsfindung der Aufrechterhaltung von Motivation, Dialogbereitschaft und Diskussionsfreude in einem langwierigen und dadurch teilweise als frustrierend zu erlebenden Projekt. Gezielte Kommunikation dient auch der Vorbeugung von Überforderung und Blockadehaltung, die nicht zuletzt durch die Veränderungssituation, neuen Arbeitspaketen (wie z. B. der Erhebung von Promovierendendaten) sowie der täglichen Arbeitsbelastung entstehen kann.

Um der heterogenen Zusammenstellung der Ansprechpartner*innen sowie den unterschiedlichen Informationsbedürfnissen innerhalb der Hochschule gerecht zu werden, stellt die Bündelung von Informationen und Weiterverteilung an geeignete Akteur*innen eine Herausforderung dar. Viele Entscheidungsprozesse in Bezug auf Systemausgestaltung/-nutzung müssen zunächst mit den Beteiligten entwickelt werden und entsprechende Kommunikationsstrukturen neu definiert werden.

Um das Projekt erfolgreich aufzusetzen, galt es zunächst ein erweitertes Projektteam aus Vertreter*innen der Fakultäten und zentralen Verwaltung zu definieren und in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe zusammenzuführen. Aktuell umfasst die Docfile-AG in Köln 14 Mitglieder und wird durch den Prorektor für Akademische Karriere und Chancengerechtigkeit geleitet.

Als Mitglieder benannten die Fakultäten geeignete Ansprechpartner*innen, die die jeweiligen Fakultätsinteressen in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe vertreten. Als hilfreich erwies es sich hierbei jeweils zwei Fakultätsvertreter*innen für die AG einzuladen, eine Person, die kompetent für die operativen Prozesse in der jeweiligen Fakultät informiert ist, und eine Person, hier i.d.R. ein/e Hochschullehrer*in, die auf Basis der Fakultätskultur strategisch entscheiden konnte. Je nach Projektphase trifft sich die „Docfile-AG“ in einem Turnus von zwei bis sechs Wochen. In ihrer Arbeit ist die Arbeitsgruppe auf das große persönliche Engagement ihrer Mitglieder angewiesen, die ihre Aufgabe neben dem Tagesgeschäft wahrnehmen. Um das Commitment der Hochschulleitung zu diesem Veränderungsprozess zu unterstreichen, hat sich die Leitung der AG-Sitzung durch den Prorektor als erfolgreich erwiesen. Entscheidungen können zum großen Teil bereits in der AG-Sitzung getroffen werden, während größere strategische Entscheidungen in weitere Gremien der Fakultäten weitergegeben werden können, wozu auch das Leitungsgremium des Albertus Magnus Centers gehört.

Formate der Kommunikation

Das Projektteam ist im Bereich Kommunikation die zentrale Stelle für die Bündelung und Weitergabe von Informationen an die jeweils geeigneten Akteur*innen. Verschiedene auf die jeweiligen Adressaten angepasste Formate sollen die Weitergabe aller wichtigen Informationen in der Systemkette sicherstellen. Als herausfordernd erweist sich dabei, dass viele Kommunikationsformate neu gedacht werden und geeignete Ansprechpartner*innen identifiziert werden müssen.
In folgender Liste sind die wichtigsten Informationskanäle und Gremien aufgeführt, die regelmäßig über den aktuellen Projektstand informiert werden:

Intern sind dies z. B.:

• Gremien: Leitungsgremium AMC, Big-7-Runde, Koordinator*innenrunde, Consilium Decanale, VK – Dekanate etc.
• verschiedene Jour fixe u. a. mit Rektor, Prorektor, Dezernatsleitung, Koordinatorin Zukunftskonzept, Abteilungsleitung, projektinterner Jour fixe
• Leitung der Docfile-AG mit strategischen und operativen Vertreter*innen der Fakultäten
• Leitung der AG-Graduiertenakte mit Koordinator*innen der strukturierten Graduiertenprogramme
• Gremien: Consilium Decanale, VK – Dekanate, Leitungsgremium AMC etc.
• regelmäßiger bilateraler Austausch hochschulintern
• verschiedene Schulungsformate für unterschiedliche Zielgruppen (ca. 1 – 2 Termine/Monat)
• SHKs-Nacherfassungs-Jour fixe

Für interne und externe Kommunikation kann zudem auf folgende Kommunikationsformate zurückgegriffen werden:

• Docfile-Support für Promovierende und die Promotionsbüros (durch 2 SHKs betreut)
• Projektwebseite
• Videotutorials
• Universitätsmagazin
• Universitätswebseite
• Social Media-Accounts der Universität zu Köln
• Printmedien (Poster, Postkarten)

 

Ausblick

Transparente Kommunikation ist in jeder Projektphase erforderlich. Allen Akteur*innen gerecht zu werden und die Weitergabe von Information sicherzustellen ist sehr zeitintensiv und sollte bei der Projektplanung als maßgeblicher Projektteil mitgedacht werden. An der Universität zu Köln sollen auch Promovierende und Promovierendenvertreter*innen zunehmend in die Kommunikationskette mit aufgenommen werden. Dies soll u. a. über Informationsveranstaltungen (z. B. zum Thema Datenschutz, Verwendung und Auswertung der Promovierendendaten etc.), eine offene Sprechstunde zum Registrierungsprozess in Docfile sowie den Ausbau von dezentralen Supportstrukturen umgesetzt werden.

Kontakt/Autorin

Dr. Julia Hodapp
Universität zu Köln
Albertus Magnus Center for Early Career Researchers (AMC)

Referentin für Wissenschaftlichen Nachwuchs
Schwerpunkt: Promovierende, Datenmanagement Wissenschaftlicher Nachwuchs

Projektleitung: Implementierung der Promovierendenerfassung- und -verwaltung „Docfile“

Albertus-Magnus-Platz, D-50923 Köln
Tel.:        +49 (0) 221 470 8637
E-Mail:   j.hodapp@uni-koeln.de
Web:      www.amc.uni-koeln.de

UNIVERSITÄT ZU KÖLN.
GUTE IDEEN. SEIT 1388.

Weitere Informationen zur Promovierendenerfassung an der Universität zu Köln:

Link zum Portal von Docfile
Link zum Albertus Magnus Center

Werkstattbericht der Universität zu Köln.  Viertes UniKoN-Werkstattgespräch, Frankfurt am Main (2018).

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