Erhebung der Promovierendendaten für die Hochschulstatistik ohne zentrales Erfassungssystem

Stand: November 2017

Julius-Maximilians-Universität Würzburg

-  Volluniversität, 10 Fakultäten
-  435 Professorinnen und Professoren (einschließlich Klinikum)
-  28.878 Studierende im WS 2016/17

Ausgangslage

An der Universität Würzburg existiert bislang keine zentrale Promovierendenverwaltung. Die Promovierenden werden von den zehn Fakultäten und der Graduate School betreut, wo auch deren Verwaltung stattfindet. Dabei sind die Fakultäten autonom, wie sie die Promotionsverfahren verwalten. Die Daten werden dabei in unterschiedlicher Form gehalten, von Excel-Listen bis zu auf die Bedürfnisse der jeweiligen Fakultät angepassten Access-Datenbanken, die z. B. auch die automatische Erstellung von Dokumenten ermöglichen. In der Graduate School existiert mit Open Campus eine Promovierendenverwaltungssoftware. In den Fakultäten werden momentan nur die Daten erhoben und erfasst, die für die Verwaltung der Promotionsverfahren notwendig sind. Die für die Promovierendenstatistik notwendigen Daten liegen darum nicht vollständig vor.

Ziel

Ziel der Erfassung ist es, die für die Hochschulstatistik benötigten Promovierendendaten so weit wie möglich aus vorhandenen Quellen zu erfassen und für die Hochschulstatistik aufzubereiten.
Der Erfassungsprozess soll dabei

- für die Fakultäten mit möglichst wenig Zusatzaufwand verbunden sein,
- eine möglichst hohe Datenqualität gewährleisten und
- auf vorhandene Daten zugreifen, um eine Nacherhebung zu vermeiden.

Verfügbare Datenquellen

Die für die Promovierendenstatistik relevanten Daten liegen in der Universität Würzburg in mehreren unterschiedlichen Systemen vor. Die promotionsrelevanten Daten liegen zumeist in unterschiedlicher Form in den Fakultäten vor. Die Studienverlaufsdaten liegen für immatrikulierte Promovierende und für Promovierende, die zuvor an der Universität Würzburg immatrikuliert waren, in der Studierendenkanzlei vor. Fehlende Daten, insbesondere die Studienverlaufsdaten für nicht immatrikulierte Promovierende, müssen nacherhoben werden. Prozess der Datenerfassung Die Daten werden in einem mehrstufigen Prozess aus den unterschiedlichen Quellen erfasst und abgeglichen, so dass Lücken in den Daten festgestellt und nacherhoben werden können.

1. Grundlage der Datenbasis
Als Grundlage der Datenbasis wurde von der Studierendenkanzlei ein Auszug aller in den letzten zehn Jahren immatrikulierten Promovierenden mit den dazugehörigen Studienverlaufsdaten erstellt.

2. Abgleich mit Promovierendenlisten der Fakultäten
Die Fakultäten erstellen Promovierendenlisten, die mit der Liste der immatrikulierten Promovierenden abgeglichen werden. Für Promovierende, die nicht im Promotionsstudium immatrikuliert waren, wird - soweit vorhanden - eine Matrikelnummer aus dem vorherigen Studium ermittelt.

3. Ergänzung der Daten
Über die ermittelten Matrikelnummern können die fehlenden Studienverlaufsdaten aus der Studierendenkanzlei ermittelt und ergänzt werden.

4. Nacherhebung fehlender Daten
Studienverlaufsdaten für Promovierende, die noch nie in Würzburg immatrikuliert waren, und etwaige Lücken in den Studienverlaufsdaten werden von den Fakultäten nacherhoben.
Die Nacherhebung kann geschehen

- durch eine Immatrikulation,
- über ein zur Verfügung gestelltes Nacherhebungsformular oder
- über Erhebung der Daten aus den Promotionsakten.

5. Aktualisierung der promotionsrelevanten Daten
Die Fakultäten ergänzen für die bislang komplette Promovierendenliste die promotionsrelevanten Daten. Soweit diese noch nicht in der Fakultät bereits erhoben werden, werden sie nacherhoben und den Datenbanken der Fakultäten hinzugefügt.

6. Aktualisierung der Promovierendendaten zum 01.12.2017
Zum Stichtag 01.12.2017 liefern die Fakultäten Aktualisierungen der Promovierendendaten, insbesondere neu zugelassenen Promovierende und abgeschlossenen Promotionen.

7. Aktualisierung der Studienverlaufsdaten
Zum 01.12.2017 werden fehlende Studienverlaufsdaten über die Daten der Studierendenkanzlei ergänzt. Außerdem wird für alle Promovierende der Immatrikulationsstatus abgeglichen. Über einen Abgleich mit der Personalabteilung wird das Beschäftigungsverhältnis der Promovierenden ermittelt.

8. Erstellung des Datensatzes
Der Datensatz wird für das Format der Hochschulstatistik aufbereitet und an das Landesamt für Statistik übermittelt.

Datenqualität

Die 2016 in Kraft getretene Rahmenpromotionsordnung sieht für alle angenommenen Promovierenden eine Immatrikulation als Promotionsstudierende/r vor. Auch vorher war bereits in den meisten Promotionsordnungen der Fakultäten geregelt, dass Promovierende mindestens zwei Semester an der Universität immatrikuliert sein mussten. Im Rahmen der Immatrikulation werden die für die Hochschulstatistik benötigten Studienverlaufsdaten erhoben und durch die Studierendenkanzlei geprüft. Dies führt dazu, dass für immatrikulierte Promovierende diese Daten in der Regel in guter Qualität vorliegen und eine Übereinstimmung zwischen Studierenden- und Promovierendendaten in Bezug auf die Studienverlaufsdaten besteht. Aufgrund des Immatrikulationserfordernisses liegt für einen Großteil der Promovierenden eine Immatrikulation aus einem Promotionsstudium oder aus einem vorherigen Studium an der Universität Würzburg vor. So konnte für ca. 80 Prozent der Promovierenden eine Immatrikulation als Promotionsstudierende/r ermittelt werden und für weitere 15 Prozent eine Immatrikulation aus einem vorherigen Studium, so dass für ca. fünf Prozent der Promovierende die Studienverlaufsdaten nacherhoben werden müssen.

Kontakt

Harald Scheuthle
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Referat A.3: Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung
Sanderring 2
97070 Würzburg
harald.scheuthle@uni-wuerzburg.de

Weitere Informationen zur Promovierendenerfassung an der Universität Würzburg:
Werkstattbericht der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
.
Drittes UniKoN-Werkstattgespräch, Frankfurt am Main (2017).

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