Datenmigration und Nacherhebung - ein Praxisbeispiel

Stand: August 2017

Friedrich-Schiller-Universität Jena

-  Volluniversität, 10 Fakultäten, 372 Professuren
-  18.219 Studierende im WS 2016/17
-  3503 Promovierende (davon 877 Medizin), Stand: 1. Januar 2017

-  Erfassungslösung: docata

Basisinformationen zum Promovierendenerfassungssystem

Im Jahr 2007 wurde an der Friedrich-Schiller-Universität Jena die Graduierten-Akademie gegründet. Es handelt sich um eine zentrale wissenschaftliche Einrichtung, die zum Ziel hat, bestmögliche Bedingungen für die Promotions- und Postdoc-Phase in Jena zu schaffen. Um diesem Ziel gerecht zu werden, ist die Kenntnis der Anzahl und Zusammensetzung der Promovierenden sowie deren Promotionsverläufe erforderlich.

Zu diesem Zweck wurde die Promovierendenerfassung „doc-in“ (docata) eingeführt. Beginn der Erfassung war das Wintersemester 2009/10 (ohne Medizin). Im März 2016 wurden laufende Promotionen der Medizinischen Fakultät integriert. Die Umstellung auf eine neue Version von docata erfolgte ab April 2017. Diese ermöglicht eine HStatG-konforme Erfassung nach UniWiND-Vorschlag. 

Datenbestand

Aus dem Altsystem wurden 8836 Datensätze übernommen, davon entfallen 3797 auf laufende Promotionen, 2999 auf abgeschlossene Promotionen und 334 auf Abbrüche. Bei den übrigen Datensätzen handelt es sich um registrierte Nutzerinnen und Nutzer, für die bisher keine Annahme erfasst wurde.

Die vor der Umstellung verwendete Erfassung hat zahlreiche Merkmale als Textwerte erhoben, die lediglich in Antragsformulare gedruckt, jedoch in der Regel nicht ausgewertet wurden (siehe Tabelle 1 für Beispiele). Lücken im Datenbestand bestehen sind vor allem für die Hochschulzugangsberechtigung (HZB), hier insbesondere bei Promovierenden aus dem Ausland, sowie bei den Hochschulzeiten (zur Promotion berechtigender Abschluss und Ersteinschreibung) vorhanden.

Tabelle 1: bisherige Merkmalserfassung vs. Anforderungen HStatG

doc-in 2009Anforderungen HStatG
Hochschule als Text erfasstDESTATIS-Schlüssel Hochschulen (de)
Abschlussart in 12 Kategorien erfasstDESTATIS-Schlüssel Abschlüsse (437 Kategorien)
Fächer als Text erfasstDESTATIS-Fächerschlüssel
Noten als Text erfasstDESTATIS-Notenschlüssel/Normalisierte Abschlussnoten

 

Durchführung

Datenquellen
Neben den Promovierenden, die zur Vervollständigung der Daten befragt werden können, liegen Daten in der Studierendenverwaltung (Absolventinnen und Absolventen, immatrikulierte Promovierende) vor. Verfügbar sind dort Daten zur HZB und mit Einschränkungen auch zu Hochschulzeiten. Daneben sind Promotionsakten potenzielle Datenquellen (Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung und Hochschulzeiten im Lebenslauf, Hochschulabschlusszeugnisse).

Vorgehen
Im Falle der laufenden Promotionen werden die Promovierenden kontaktiert und um Vervollständigung ihrer Daten gebeten. Dabei soll in der Software ein Assistent genutzt werden, der für eine jährliche Statusaktualisierung vorgesehen ist. Es wird erwartet, dass sich dabei auch Personen melden, die ihr Promotionsvorhaben aufgegeben haben. Bei erfolglosen Kontaktversuchen werden die Betreuerinnen und Betreuer befragt. Falls auch von dieser Seite kein Kontakt mehr zu den Promovierenden besteht oder deren Betreuerinnen und Betreuer nicht mehr an der Universität forschen, wird angestrebt, die Annahme förmlich zu widerrufen.

Für die im Berichtszeitraum abgeschlossenen Promotionen sollen fehlende Daten aus der Studierendenverwaltung ergänzt werden. In einem weiteren Schritt werden Unterlagen aus den Promotionsakten herangezogen. Eine Befragung der Absolventen ist nicht vorgesehen.

Für den Umgang mit Bestandsdaten stellen sich eine Reihe von Fragen:

Sollen Bestandsdaten migriert werden oder werden die Daten verworfen und neu erfasst?
Die Konvertierung der Bestandsdaten aus dem Textformat ist aufwändig und auch nur teilweise möglich. Alternativ könnten die Daten verworfen und die Promovierenden gebeten werden, die Daten im neuen Format erneut einzugeben.
An der FSU Jena sollen möglichst alle Bestandsdaten migriert werden. Die Migration erfolgt für alle bisher erfassten laufenden Promotionen, Abschlüsse und Abbrüche. Wenn eine Kategorisierung bei laufenden Promotionen nicht möglich ist, werden die Daten verworfen und die Promovierenden gebeten, die Daten neu einzugeben.

Soll die Datenmigration für alle Bestandsdaten erfolgen oder nur für die zum ersten Meldezeitpunkt relevanten Daten?
Dies betrifft die Daten der abgeschlossenen Promotionen außerhalb des Berichtszeitraums sowie der Abbrüche. Für diese Fälle ist eine Nacherhebung durch Befragung der (ehemaligen) Promovierenden nicht realistisch. Die Gewinnung von Daten aus anderen Systemen (z. B. Studierendenverwaltung) sowie die Kategorisierung von vorhandenen Textvariablen ist aufwändig, ermöglicht aber eine gemeinsame Auswertung von Daten.
An der FSU Jena wird die Datenmigration für alle Daten vorgenommen, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten. Priorität in der Bearbeitung haben die für den ersten Meldezeitpunkt relevanten Datensätze.

Wie viel Aufwand soll für die akkurate (Nach)Erfassung betrieben werden, in welchem Ausmaß werden Restkategorien verwendet?
Diese Frage stellt sich beispielsweise für die Erfassung der Note des zur Promotion berechtigenden Abschlusses. Der entsprechende DESTATIS Schlüssel enthält die Kategorie „Bestanden, Gesamtnote nicht bekannt“. Die Annahme als Doktorand/in impliziert, dass der zur Promotion berechtigende Abschluss vorliegt. Die Verwendung dieser Kategorie wäre eine – mindestens vorübergehende Möglichkeit, Datensätze zu vervollständigen. Andererseits fehlen so auch Daten zur hochschulinternen Qualitätssicherung.
An der FSU Jena sollen Restkategorien genutzt werden. Für das angeführte Beispiel dürfte sich die Verwendung auf Fälle mit Abschlüssen außerhalb Deutschlands beschränken. Für abgeschlossene Promotionen wird hier eine exakte und vollständige Nacherhebung bei einigen Merkmalen nicht mit einem vertretbaren Aufwand möglich sein. Für laufende Promotionen sollen spätestens bei Verfahrensabschluss die Datensätze noch einmal durch die Dekanate überprüft werden.

Soll die Übereinstimmung mit Studierendendaten erreicht werden?
Immatrikulierte Promovierende werden zusätzlich zur Promovierendenstatistik auch in der Studierendenstatistik gemeldet. Sofern die Erfassung in getrennten Systemen erfolgt, stellt sich die Frage, ob eine hundertprozentige Übereinstimmung angestrebt wird und wie diese hergestellt werden kann.
An der FSU Jena sollen die Daten der Promovierendenstatistik vor der Weitergabe an das Landesamt für Statistik mit den Studierendendaten abgeglichen werden. Eine Übereinstimmung wird für die in § 7 Abs. 2 HStatG (Pseudonymbildung Studienverlaufsstatistik) benannten Daten angestrebt (und erzwungen). Mittelfristig ist die Einrichtung einer Schnittstelle geplant, die automatisch Daten aus der Studierendenverwaltung in die Promovierendenerfassung überträgt.

Kontakt

Matthias Jakob
Graduierten-Akademie der Friedrich-Schiller-Universität Jena
Haus für den wissenschaftlichen Nachwuchs „Zur Rosen“
Johannisstraße 13
07743 Jena
matthias.jakob@uni-jena.de

www.jga.uni-jena.de

Weitere Informationen zur Promovierendenerfassung an der FSU Jena:
Doktorandenerfassung an der Friedrich-Schiller-Universität Jena.
Huskobla, G./Jakob, M./Neumann, J., 2014. In: Von Bülow, I. (Hrsg.): Nachwuchsförderung in der Wissenschaft. Best-Practice-Modelle zum Promotionsgeschehen – Strategien, Konzepte, Strukturen
Werkstattbericht der Friedrich-Schiller-Universität Jena
.Drittes UniKoN-Werkstattgespräch, Frankfurt am Main (2017).