Praxisbeispiele Promovierendenerfassung

Die UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen – UniKoN sammelt derzeit Praxisbeispiele zu Erhebungsstrategien für Merkmale des wissenschaftlichen Nachwuchses an Hochschulen sowie zu den angrenzenden Prozessen aus folgenden Themenbereichen:

1.    Erfassung von Forschungsaufenthalten
2.    Erfassung von Promotionsabbrüchen
3.    Nacherhebungsstrategien
4.    Datenqualität
5.    Datenmigration
6.    Datenaustausch zwischen Systemen mittels Schnittstellen

Die Praxisbeispiele werden auf der UniKoN-Website veröffentlicht. Diese Sammlung von Praxisbeispielen dient allen Hochschulen als Orientierung bei der Einrichtung von Lösungen zur Promovierendenerfassung und bei der Gestaltung von Erhebungsstrategien.

Wir laden Sie herzlich ein, bei der Entstehung dieser Sammlung von Praxisbeispielen mitzuwirken und so anderen Hochschulen eine wertvolle Hilfestellung an die Hand zu geben.

Bitte teilen Sie uns Ihre Bereitschaft zur Mitarbeit an der Sammlung von Praxisbeispielen per E-Mail an unikon@uniwind.org oder telefonisch (+493641 9-401392) mit und benennen Sie mögliche Themen. Gerne nehmen wir bereits verschriftlichte Praxisbeispiele (Text, Stichworte, Präsentation, ...) aus Ihrer Hochschule entgegen. Sie können aber auch die Möglichkeit nutzen, Ihre Erfahrungen in einem Telefongespräch zu berichten. Wir werden Ihren Beispielen eine einheitliche Form geben und nach Rücksprache anonym oder unter dem Namen Ihrer Hochschule auf der UniKoN-Website veröffentlichen.

Als Orientierung können Sie zusätzlich diesen Leitfaden (PDF) nutzen. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Beispiele oder Beispiele zu anderen Themenbereichen als den oben genannten einreichen.

Die Sammlung von Praxisbeispielen dient allen Hochschulen als Orientierung bei der Einrichtung von Lösungen zur Promovierendenerfassung und bei der Gestaltung von Erhebungsstrategien.

Praxisbeispiel Datenschutz, Speicherung und Archivierung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfassung des Promotionswesens
Technische Universität Dresden (Stand: Februar 2018)

Die TU Dresden nutzt zur Erfassung des Promotionswesens die Software docata, die unter dem Eigennamen Promovendus genutzt wird. Dieses Praxisbeispiel gibt einen ausführlichen Überlick über den Umgang mit Datenschutz und Archivierung im Rahmen der Erhebung von Promovierendendaten.

Praxisbeispiel Erfassung von Auslandsaufenthalten
Friedrich-Schiller-Universität Jena in Kooperation mit dem DAAD (Stand: Dezember 2017)
Die Forschungsaufenthalte Promovierender wurden im November 2017 erstmalig über eine Nacherhebung erfasst und werden fortan einmal jährlich über eine Statusaktualisierung abgefragt. Zusätzlich werden Forschungsaufenthalte im Ausland in den Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens mit aufgenommen.

Praxisbeispiel Erhebung für die Hochschulstatistik ohne zentrales Promovierendenerfassungssystem
Julius-Maximilians-Universität Würzburg (Stand: November 2017)

An der Universität Würzburg existiert bislang keine zentrale Promovierendenverwaltung. Die Promovierenden werden von den zehn Fakultäten und der Graduate School betreut, wo auch deren Verwaltung stattfindet. Dabei sind die Fakultäten autonom, wie sie die Promotionsverfahren verwalten. Ziel der Erfassung ist es, die für die Hochschulstatistik benötigten Promovierendendaten so weit wie möglich aus vorhandenen Quellen zu erfassen und für die Hochschulstatistik aufzubereiten.

Praxisbeispiel Datenmigration und Nacherhebung
Friedrich-Schiller-Universität Jena (Stand: August 2017)

An der Friedrich-Schiller-Universität werden seit dem Wintersemester 2009/10 Promovierendendaten erhoben. Ende April 2017 wurde die Erfassungssoftware auf eine neue Version umgestellt, welche die HStatG-konforme Erfassung ermöglicht. Mit Blick auf den Datenbestand und die Anforderungen an die zukünftige Datenerfassung stellen sich eine Reihe von Fragen, wie zum Beispiel, ob eine Datenmigration für alle Bestandsdaten erfolgen, oder wie viel Aufwand für die (Nach)Erfassung betrieben werden sollte. Zum Thema Datenmigration und Nacherhebung stellt die Friedrich-Schiller-Universität Jena Ihre Praxis vor.

Präsentationen der Werkstattgespräche

Seit 2015 veranstaltet die UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen in jährlicher Folge Werkstattgespräche. Viele Hochschulen haben sich mit Vorträgen über die Erfahrungen mit der Promovierendenerfassung an ihrer jeweiligen Hochschule beteiligt. Alle Präsentationen der Werkstattgespräche haben wir auf den unten verlinkten Seiten zum Download bereitgestellt