Ratschläge zur Etablierung einer Promovierendenerfassung
Die Etablierung der Promovierendenerfassung stellte und stellt viele Hochschulen vor besondere Herausforderungen. Um die Hochschulen bei den notwendigen Schritten zu unterstützen sowie Wege und Optionen aufzuzeigen, hat UniKoN in der 7. Befragung zum Forstschritt der Promovierendenerfassung die teilnehmenden Hochschulen zur ihren Erfahrungen, gelernten Lektionen und Schlussfolgerungen aus der Einführung, Etablierung und Weiterentwicklung der Promovierendenerfassung befragt, um daraus resultierende Ratschläge für andere Hochschulen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, mit auf den Weg zu geben. Im Folgenden wird eine kurze Zusammenstellung der Angaben in leicht editierter Form präsentiert. Eine detaillierte Auflistung aller Ratschläge finden Sie in diesem Dokument.
- Eine Übersicht erstellen: Welche Merkmale werden benötigt, welche Personen/ Abteilungen stellen die Informationen hierfür zur Verfügung, wie und in welchem Zeitraum können diese Merkmale aktualisiert werden. Vor Einkauf einer Erfassungssoftware Zeit für umfassenden Austausch mit anderen Hochschulen zu deren Erfahrungen vornehmen.
- Es ist wichtig, vorab die Frage zu beantworten, für welche Zwecke und Bedarfe genau das Promovierenden-Management-System eingeführt und genutzt werden soll.
- Es gilt, erstmal mit der Einführung anzufangen und nicht auf das perfekte, fehlerfreie System zu warten.
- Machen!
- Unterschätzen Sie den zeitlichen Umfang der Einführung eines neuen Systems für Datenerfassung nicht, wenn möglich schaffen Sie eine eigene Stelle für dieses Projekt
- Zentralisierung und Etablierung eines effizienten und gut durchdachten Prozessablaufs. Definierte Prozesse zur Datenpflege und zum Austausch über Daten in diesem Bereich festlegen.
- Die Erfassung sollte als fester Bestandteil von Annahme- und Meldeprozessen mitbedacht werden.
- Lösungen zur regelmäßigen Datenkontrolle implementieren (Rückmeldung), Optionen zur Beendigung der Zugehörigkeit.
- Unbedingt eine Immatrikulationspflicht/Registrierungspflicht für Promovierende über die gesamte Bearbeitungsdauer der Promotion planen und umsetzen.
- Nach Möglichkeit auf bereits vorhandene Produkte zur Promovierendenerfassung zurückgreifen. Idealerweise vom selben Anbieter, wie die Software zur Studierendenverwaltung.
- Verschiedene Datenerfassungssysteme miteinander vernetzen und nicht etliche solitäre Einzellösungen/Systeme einführen.
- Gleich zu Beginn ein digitales System einführen/verwenden, da die spätere Umstellung mit einem großen Aufwand verbunden ist.
- Die Einführung der neuen Software sollte universitätsweit per Beschluss durch das Rektorat verpflichtend sein → alle Fakultäten sollen dasselbe System nutzen müssen.
- Technische und organisatorische Ansprechpartner:innen für die dezentralen Organisationseinheiten bereitstellen (Schulungen, Sprechstunde, FAQ-Seiten). Mehrwert für die dezentralen Organisationseinheiten z.B. durch Auswertungsmöglichkeiten (Reporting/Dashboards) schaffen.
- Gestalten Sie die Umstellung transparent und zusammen mit allen Beteiligten, sodass sich alle mitgenommen fühlen und den Mehrwert dieser anfangs unbequemen Umstellung erkennen. Dann können alle motiviert an einem Strang ziehen.
- Interne Prozessbeteiligte identifizieren und schon bei der Entwicklung/Einführung der Erfassungslösung einbeziehen.
- Anforderungen von Beteiligten mitberücksichtigen, um eine gemeinsame für alle nutzbare Erfassung aufzubauen.
