Fortschritt der Promovierendenerfassung an Hochschulen in Deutschland
Die UniWiND-Koordinierungsstelle Nachwuchsinformationen unterstützt alle Hochschulen mit Promotionsrecht in Deutschland, Systeme zur Erfassung ihrer Promovierenden einzurichten und Daten rund um das Promotionsgeschehen zu erheben. Um den Stand der Hochschulen hinsichtlich der Einführung dieser Systeme abzubilden, führt UniKoN ein Monitoring durch wiederholte Befragung der Hochschulen durch.
Ergebnisse der Hochschulbefragungen zwischen Dezember 2016 und Juli 2022 (Befragungen 1 bis 7)
Die Ergebnisse sind Resultat der Befragungen, die im Dezember 2016 (Befragung 1), im Juni 2017 (Befragung 2), im Mai 2018 (Befragung 3), im Mai 2019 (Befragung 4), im April 2020 (Befragung 5), im Oktober 2021 (Befragung 6) sowie im Juli 2022 stattgefunden haben. In den ersten beiden Befragungen wurde um Angaben zum aktuellen Stand der Promovierendenerfassung gebeten. Befragung 2 enthielt zusätzlich Fragen nach der aktuellen bzw. zukünftig vorgesehenen Softwarelösung. Darüber hinaus erhielten die teilnehmenden Hochschulen in Befragung 2 die Möglichkeit, stichpunktartig aktuelle Herausforderungen bei der Etablierung einer Erfassungslösung festzuhalten. In Befragung 3 standen zusätzlich die Erfahrungen mit der ersten Erhebung und Lieferung der Daten zur Promovierendenstatistik mit Stichtag 1. Dezember 2017 im Fokus. Befragung 4 erfasste die Erfahrungen der Hochschulen mit der zweiten Lieferung zum Stichtag 1. Dezember 2018 und stellte darüber hinaus detaillierte Fragen zur Datenlieferung an die Statistischen Landesämter durch die Hochschulen (Stichtag, Phase der Datenlieferung, Korrekturschleife, Fehlerquote, Fristen etc.). Befragung 5, 6 und 7 zeigten den letzten Stand des Fortschritts der Umsetzung der Promovierendenerfassung, aktuelle Entwicklungen und noch bestehende Herausforderungen. Zusätzlich wurden die Hochschulen in Befragung 6 zum Thema Datennutzung für das Qualitätsmanagement befragt. . In Befragung 7 konnten die Hochschulen die Entwicklung der Promovierendenerfassung seit der Einführung der Promovierendenstatistik an ihrer Einrichtung Revue passieren lassen. So wurde über die größten Herausforderungen berichtet, weitere Ziele für die Zukunft genannt sowie wichtige Ratschläge zur Einführung und Etablierung einer Promovierendenerfassung erteilt.
Ergebnisse der Befragung 7 (Juli 2022)
Es wird deutlich, dass die Erfassungssysteme zur Bedienung der Prozesse der Datenerfassung, Datenaufbereitung und Datenübermittlung weiterhin von einer Kombination unterschiedlicher Systemkomponenten geprägt sind, auch wenn sich die Anzahl der von einer Hochschule verwendeten Komponenten leicht verringert hat. Ein Rückblick zur Entwicklung und Etablierung der Promovierendenerfassung zeigt, dass Hochschulen in den letzten Jahren viel an wertvollen Erfahrungen und Wissen sammeln konnten. Dennoch wird mit Blick auf die Zukunft deutlich, dass das Thema der Promovierendenerfassung noch nicht abgeschlossen ist. Neben der Optimierung und Harmonisierung der Prozesse stehen die Verbesserung der Datenqualität und Aktualität sowie die Entwicklung von Strategien zur Nutzung der Promovierendendaten bei vielen Hochschulen als vornehmliches Ziel auf der Agenda.
Ergebnisse der Befragung 6 (Oktober 2021)
Die Befragung zeigte, dass Erfassungslösungen weiterhin zum Teil grundlegenden Veränderungen und Weiterentwicklungen unterliegen. Die von den Hochschulen benannten Problemfelder betreffen vor allem die zur Verfügung stehenden Ressourcen zur Aufgabenbewältigung, die Datenqualität und die Nacherfassung. Positiv wird die Zusammenarbeit innerhalb der Hochschulen sowie mit den Landesämtern beurteilt. Mehr als drei Viertel der Hochschulen gibt an, die im Rahmen der Promovierendenerfassung erhobenen Daten auch für hochschuleigene Zwecke zu nutzen oder zukünftig nutzen zu wollen. Im Vergleich zur Vorjahresbefragung wird deutlich, dass die Datenbasis der Promovierendendaten für diese Zwecke, zu denen etwa interne Berichtslegung, Monitoringaufgaben, Angebotsentwicklung und strategische Organisationsentwicklung gehören, weiter an Bedeutung gewonnen hat. Insgesamt setzen die Ergebnisse den positiven Trend der Entwicklung der Promovierendendaten fort.
Ergebnisse der Befragung 5 (April 2020)
Die an den Einrichtungen genutzten Erfassungslösungen unterliegen weiterhin Veränderungen und Weiterentwicklungen. Häufig wird eine Kombination verschiedener Systemkomponenten verwendet, um die Prozesse der Datenerfassung, -aufbereitung und -übermittlung abzubilden. Ein Wechsel des Erfassungssystems ist immer noch bei einem Großteil der Einrichtungen geplant. Dabei sollen vor allem eine Harmonisierung der Systemlandschaft sowie die organisatorische Weiterentwicklung der Prozesse erreicht werden. Es haben sich an vielen Einrichtungen Prozesse etabliert, die die Neuerfassung sowie die häufig immer noch notwendigen Nacherfassungen abbilden. Die von den Hochschulen weiterhin gesehenen Problemfelder betreffen vor allem die Datenqualität und, wo zutreffend, die Nacherfassung sowie die Ressourcenbereitstellung. Mehr als die Hälfte der Hochschulen gibt an, die im Rahmen der Promovierendenerfassung erhobenen Daten auch für hochschuleigene Zwecke nutzen zu wollen. Dazu gehören etwa Evaluationsaufgaben, Qualitätsmanagement, Controlling und die Vorbereitung strategischer Entscheidungen. Eine verlässliche Datenbasis wird hier als wichtiges potentielles Instrument wahrgenommen. Insgesamt setzen die Ergebnisse den in der vierten Befragung beobachteten positiven Trend fort. Die weiterhin bestehenden Herausforderungen zeigen gleichzeitig die Notwendigkeit auf, die fruchtbaren Anstrengungen fortzusetzen.
Ergebnisse der Befragung 4 (Mai 2019)
Die vierte Befragung der Hochschulen zum Stand der Promovierendenerfassung zeigte ein differenziertes Bild. Dabei gab es bei einigen Themen eindeutige Tendenzen, bei anderen unterschieden sich die Einrichtungen stark voneinander. Zudem war der Rücklauf der Hochschulen geringer im Vergleich zur dritten Befragung. 50 statt zuletzt 76 Hochschulen beteiligten sich an der aktuellen Befragung. Zum Befragungszeitpunkt tendierte die Mehrheit der befragten Einrichtungen zur Verwendung eines Campus Management Systems zur Promovierendenerfassung. In Zukunft plant auch eine Mehrheit der Hochschulen, die einen Wechsel der Erfassungslösung anstreben, ein CMS zu verwenden. Die Hochschulen befanden sich zum Befragungszeitpunkt auf einem jeweils unterschiedlichen Stand der Datenerfassung. Dabei bezeichnete nur ein Teil der Einrichtungen (n=20) ihre Daten als aktuell und bereinigt.Für viele Hochschulen war der tatsächliche Aufwand der Nacherfassung nicht abschätzbar. Dies könnte auf eine Verstetigung des Prozesses hinweisen, bei dem Datenbanken eher kontinuierlich gepflegt werden und eine „reine“ Nacherfassung damit an Gewicht verliert. Der Punkt Datenqualität und Erhebungskriterien stellt das am häufigsten thematisierte Problemfeld bei der Bereitstellung der Daten dar. Insgesamt lässt sich jedoch aus Sicht der Hochschulen eine Verbesserung der Datenerhebung und -lieferung im Vergleich zum Vorjahr feststellen.
Ergebnisse der Befragung 3 (Mai 2018)
Die genutzten Lösungen der Einrichtungen waren in der jeweiligen Kombination unterschiedlicher Komponenten sehr vielfältig. Einrichtungen hatten zum Teil eigene Lösungen entwickelt, zum Teil wurden die auf dem Markt verfügbaren Systeme verwendet. Es zeigte sich, dass die befragten Einrichtungen die zum Teil notwendige Nacherfassung von Promovierendendaten mittels einzelner oder durch Kombination mehrerer Datenquellen durchgeführt haben. Die Frage nach dem Arbeitsaufwand, den die Recherche für die Nacherhebung in Anspruch genommen hat, brachte sehr unterschiedliche Antworten hervor. Je nach Hochschulgröße und finanzieller Ausstattung wurden andere Mittel aufgewendet. 40 von 64 Hochschulen bezeichneten die Datenbestände zum Zeitpunkt der Befragung als bereinigt.
Ergebnisse der Befragungen 1 und 2 (Dezember 2016 und Juni 2017)
Knapp die Hälfte der Hochschulen befand sich zu beiden Befragungszeitpunkten noch in der Vorbereitung einer Erfassung. Auffallend ist die Vielfalt der eingesetzten und geplanten Softwarelösungen. Es zeichnet sich kein eindeutiger Trend zu bestimmten Softwarelösungen ab. Eine Erklärung für diese Diversität könnte sein, dass nur wenige Softwarelösungen verfügbar waren, die den Anforderungen der Promovierendenerfassung an einer Hochschule gerecht werden. Alle Hochschulen, die über ein System zur Erfassung der Promovierenden verfügen, wurden in einem zweiten Schritt gefragt, ob das System bereits alle nötigen Daten liefere, angepasst werden müsse oder ein anderes System zum Einsatz kommen soll. Zum Zeitpunkt der Befragung 2 im Juni 2017 konnten zehn der 38 Hochschulen bereits alle notwendigen Daten für die erste Abfrage durch die Statistischen Ämter liefern. Bei 24 Hochschulen mussten noch Anpassung des aktuellen Systems an die geänderten Anforderungen des novellierten HStatG vorgenommenen werden, vier Hochschulen planten die Einführung eines neuen Systems.
Längsschnittstudien zum Stand der Promovierendenerfassung an deutschen Hochschulen
UniKoN führt seit Dezember 2016 regelmäßige Befragungen zum Stand der Promovierendenerfassung durch. Diese Befragungen wurden in einem Längsschnitt ausgewertet, um Entwicklungen besser darstellen und verstehen zu können.
In der zweiten Längsschnittstudie wurden alle sieben Befragungen (2016-2022) in die Auswertung einbezogen. Anhand der Ergebnisse wird ersichtlich, dass sich die aktuellen Lösungen zur Erfassung der Promovierendendaten an den Hochschulen weitestgehend stabilisiert haben. Fortschritte bei der Erfassung der Promovierendendaten werden darüber hinaus anhand der sinkenden Angaben zu bestehenden Problemen bei gleichzeitig steigenden Angaben zur Zufriedenheit bei der Erfassung und Bereitstellung der Daten erkennbar. Dies deutet darauf hin, dass mit der Stabilisierung der Systemlösungen und der Einstellung einer Routine in den Arbeitsabläufen die Hochschulen zunehmend erfolgreicher sind mit der Erfassung ihrer Promovierenden.
Die erste Längsschnittstudie wurde 2019 veröffentlicht. Dabei wurden Daten von 28 Hochschulen, die an den Befragungen 2 bis 4 teilgenommen haben, in die Auswertung einbezogen. Über die drei Befragungszeitpunkte hinweg zeigte sich deutlich, dass die Einführung, die Anpassung und der Wechsel von Softwaresystemen ein ressourcenintensiver Prozess ist, der neben der organisatorischen Implementierung der Promovierendenerfassung von den Hochschulen personell und finanziell zu stemmen war. Neben diesen teils schwierigen Prozessen sind auch Fortschritte in der Promovierendenerfassung über die Befragungen 2 bis 4 deutlich erkennbar. An vielen Hochschulen sind sukzessive Strukturen und Routinen entstanden, bei denen die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen der Erfassung ausgehandelt und etabliert wurden.
Promovierendenstatistik des Statistischen Bundesamtes
Das Statistischen Bundesamt veröffentlicht regelmäßig Ergebnisse und Analysen zur Promovierendenstatistik. Während in den ersten Erhebungsjahren vor allem Analysen auf Vollständigkeit und Qualität der Daten sowie erste Auswertungen im Vordergrund standen, wird seit dem Erhebungsjahr 2020 ein umfänglicher Tabellenband zur Verfügung gestellt.
Statistisches Bundesamt (Hrsg.), 2016: Neue Promovierendenstatistik: Analyse der ersten Erhebung 2017
Statistisches Bundesamt (Hrsg.), 2017: Promovierendenstatistik: Analyse zu Vollständigkeit und Qualität der zweiten Erhebung 2018
Statistisches Bundesamt (Hrsg.), 2018: Statistik der Promovierenden 2019
Statistisches Bundesamt (Hrsg.), 2019: Statistik der Promovierenden 2020
Statistisches Bundesamt (Hrsg.), 2022: Statistik der Promovierenden 2021
